E-mail


E-Mail steht grundsätzlich nur für geschäftliche Zwecke zur Verfügung. Denken Sie daran, dass jede E-Mail aus der Muster AG beim Empfänger als Nachricht der Muster AG erscheint.


E-Mails sind mit einer Postkarte zu vergleichen. Sie können grundsätzlich nicht ausschließen, dass Ihre E-Mail von Dritten gelesen werden kann. Es müssen deshalb Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung) getroffen werden, wenn besonders vertrauliche Daten über E-Mail, vorallem nach außerhalb, versandt werden sollen.

Fragen Sie hierzu Ihren Administrator oder die zuständige Stelle für Informationssicherheit.


Beachten Sie insbesondere bei Kundenkontakten per E-Mail, dass Sie nicht in vertragsgleiche Verpflichtungen zu Lasten der Muster AG eintreten.


Für das Verfassen von E-Mails gilt:

Fassen Sie sich kurz und verzichten Sie auf eine breite Streuung. Vermeiden Sie das versenden umfangreicher Dokumente. Nutzen Sie die Möglichkeit, Dateianhänge vor der Versendung zu komprimieren. Achten Sie bei Ihren E-Mails auf einen Inhalt und Stil, wie er bei Geschäftsbriefen üblich ist.


E-Mails, die ausschließlich für einen bestimmten Adressaten bestimmt sind, sollten Sie entsprechend kennzeichnen. Nutzen Sie die verschiedenen Optionen des E-Mail-Systems, mit denen Sie die Weiterleitung steuern oder auch verhindern können.

Es versteht sich von selbst, dass beleidigende Äußerungen auch in E-Mails unterbleiben müssen. Der Versand von allem, das andere Personengruppen zum Beispiel in rassistischer, sexistischer, religiöser oder anderer Hinsicht herabsetzen kann, ist ausdrücklich untersagt.

 

Achten Sie auch darauf, dass in einer E-Mail keinerlei Verleumdungen oder sonstige strafrechtliche Äußerungen vorkommen. Informationen oder Äußerungen, die zum Nachteil der Muster AG ausgelegt werden können, dürfen nicht übermittelt werden.

 

Stellen Sie sicher, dass auch in Ihrer Abwesenheit E-Mails bearbeitet werden können. Nutzen Sie hierfür die verschiedenen Hilfsmittel Ihres E-Mail-Programms, um Mails intern weiterzuleiten.

 

Interne E-Mails dürfen nicht unbesehen oder automatisch an externe E-Mail-Adressen weitergeleitet werden. Dies schließt auch die Weiterleitung an private E-Mail-Adressen von Mitarbeitern ein. E-Mails, die an interne und externe Empfänger gerichtet sind, müssen jeweils separat und mit entsprechenden Hinweisen versandt werden.

 

Ketten-E-Mails oder andere unerwünscht zugesandte Informationen belasten das E-Mail-System und dürfen deshalb nicht weiterverbreitet werden. Löschen Sie eingehende E-Mails dieser Art umgehend.


Über Internet-Mail erhaltene Informationen sollten Sie überprüfen, bevor Sie sie geschäftlich nutzen. Behandeln Sie Nachrichten aus dem Internet als potentiell nicht vertrauenswürdig.

Da durch den Zugang zu privaten oder über das World Wide Web erreichbaren, freien Mail-Services von Systemen der Muster AG aus Sicherheitssysteme der Muster AG unwirksam werden können, ist deren Nutzung nicht gestattet.