Inhalt eines Organisationshandbuches

"Was kommt überhaupt in ein Organisationshandbuch oder in ein Orgahandbuch rein?"

Diese Frage können rein theoretisch nur Sie selbst beantworten: Sie als Unternehmensführer wissen am besten wie gut Ihr Unternehmen organisiert ist.

Es gibt jedoch einige allgemeine Punkte, die in einem Orgahandbuch definitiv aufgeführt werden sollten - hier muss nur zwischen der Aufbau- und Ablauforganisation unterschieden werden.

 


Mögliche Themen der Aufbauorganisation:

Stellenplan und deren Besetzungen
Kontaktverzeichnis
Organisationsrichtlinien (Telefonierichtlinie, Unterschriftenregelung usw.)
Geschäftsstellen
AGBs
Satzung
etc.

Merken Sie sich: Alles was den hierarchischen Aufbau Ihres Unternehmens und die Interna beschreibt, ist Teil der Aufbauorganisation. Hierzu gehören auch allgemeine Dienstanweisungen (z.B. wie ist der Posteingang zu behandeln oder wie ist der Umgang mit Firmenfahrzeugen geregelt).

Durch eine klar und verständliche Dokumentation der Aufbauorganisation im Orga Handbuch können viele kleine Fehler wie z.B. falsch abgelegte Post oder Unklarheiten bei Vertretungen verringert oder sogar verhindert werden.

 

Mögliche Themen der Ablauforganisation:

Arbeitsanweisungen
Arbeitsablaufbeschreibungen (z.B. Warenkommission, Arbeitsaufträge beim Kunden dokumentieren etc.)
Benutzungsregeln der EDV-Anlagen
Datenschutzrichtlinien
Bedienungsanleitungen
etc.

Merken Sie sich: Die Ablauforganisation definiert die Arbeitsschritte von Standardabläufen im Unternehmen, aber auch im Umgang mit Kunden. Weiterhin ist die Ablauforganisation die Anlaufstelle für Richtlinien im Umgang mit den zur Verfügung gestellten Organisationsmitteln, aber bietet auch die Möglichkeit Mitarbeiter im Umgang mit dem Datenschutz zu schulen.

 

 

Für die Beschreibung der Arbeitsabläufe ist es nicht unbedingt erforderlich, die jeweiligen Abteilungen einzeln zu präsentieren: Gerade in kleineren Unternehmen macht es Sinn, lediglich die Arbeitsabläufe an sich zu beschreiben, da diese meist von mehrerern Personen ausgeführt werden.

Weitere Hilfestellungen:

Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Umsetzung der oben genannten Punkte haben, helfen Ihnen möglicherweise folgende Fragestellungen weiter:

"Von wem (z.B. Geschäftsführung, Vertieb ...), wann (sofort vor Arbeitsaufnahme, im laufendem Betrieb) und wie (welche Schritte sind zu erledigen? Wird es ausschließlich am Computer durchgeführt?) werden Arbeitsabläufe durchgeführt?"

"Nach welchen Richtlinien wird im Unternehmen gehandelt?"

"Welche Vertretung ist für den Mitarbeiter X zuständig, und in welchem Zeitraum?"

Idealerweise können Sie Problemstellungen auch durch eine interne Fragerunde klären - vieles lässt sich im gemeinsamen Gespräch besser herausfinden als alleine!

Über den tatsächlichen Nutzen eines Orga Handbuchs können Sie sich unter dem Menüpunkt "Nutzen eines Organisationshandbuches" informieren.