Dokumentenablage / Elektronische Ablage

 

Die Dokumentenablage unterliegt alleine dem Geschäftsführer.

 

Die elektronische Ablage erfolgt von allen Mitarbeitern im Unternehmen ausschließlich in den Ordnern der freigegebenen Netzlaufwerke:

 

Kunden: Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Stornierungen, Wartungsverträge, Diverses

 

Lieferanten: Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Diverses

 

Organisation: Organisationsdokumente, Vorlagen, Verträge, Mitarbeiterdokumente, Projekte, Listen

 

 

Die elektronische Ablage hat sofort nach der Digitalisierung zu erfolgen und ist nach folgendem Muster zu speichern:

 

JJJJ-MM-TT-Vorgang-Vorgangsnr-Absender

 

Die folgenden Abkürzungen gelten Systemweit:

 

RE - Rechnung

LI - Lieferschein

LS - Serviceauftrag / Servicelieferschein

G - Gutschrift

ST - Stornierung

M - Mahnung